行事申請とは
行事申請は部活動を行う上で必要な事務手続きで、例えば部室を利用するにも毎月、行事申請を行う必要があります。他にも学外で撮影会や合宿を行う際や、学内の教室などで講座を行う場合にも行事申請が必要です。
行事申請は単に行事を行うための申請という訳ではなく、施設の使用許可を得たり、活動中の事故に備えて保険をかける役割もありますので、部として活動を行う際は必ず行事申請を行うようにしましょう。なお、行事で学内の施設を使用する場合はいかなる場合でも行事申請が必要です。また、行事申請とその報告書は部の活動実績を証明するものでもあり、行事申請の数や報告書の未提出・提出遅れは部の評価に直結するもので、次年度の学友会予算にも影響を及ぼしますので、必ず提出しましょう。
行事申請の書式
行事申請は活動の種類や実施する曜日、学内・学外によって、申請に使用する書式等が異なります。ここでは各書式の内容やダウンロード先について説明します。
A.課外活動（学内・学外）行事実施承認願
課外活動（学内・学外）行事実施承認願(以下、行事実施願)は1枚目の「申請書」と2枚目の「報告書」の2枚がセットになっています。行事実施願はすべての行事で必要な書式です。「申請書」「報告書」ともに行事申請時に学友会に提出すると、「報告書」のみが後日 ポストに返却されます。報告書は行事実施後7日以内に記入して、学友会に提出してください。
B.旅行保険(参加者名簿)
旅行保険はすべての行事で必要な書式な書式です。活動時に部員に保険をかけるための書式です。
月例の部室での活動(通常活動)を除いて、学外で写真展を行う場合など活動が日をまたぐ場合には、その日ごとに1部必要です。
ただし、合宿など宿泊を伴う場合は、2泊3日の場合でも１部のみです。
C.企画書
企画書は部室以外で活動を行う場合以外には必ず必要な書類です。学友会と文化部会でそれぞれに提出しなければならないので、必ず2部用意してください。
D1・D2.施設使用願
施設使用願は学内の施設を活動に使用する際には必ず必要な書式です。平日に活動を行う場合と日曜・祝日に行う場合で書式が異なるので注意してください。施設使用願は行事申請後、報告書とともにポストに返却されます。返却された施設使用願は行事実施の1日前までに、施設部に行き許可印を押してもらってください。
F.貸し切りバス申請書
活動で貸し切りバスを使用する場合、貸し切りバス申請書が必要です。バスの申請は2週間前まで行事申請とともに行います、
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