行事申請
行事申請は部活動を行う上で必要な事務手続きで、例えば部室を利用するにも毎月、行事申請を行う必要があります。他にも学外で撮影会や合宿を行う際や、学内の教室などで講座を行う場合にも行事申請が必要です。
行事申請は単に行事を行うための申請という訳ではなく、施設の使用許可を得たり、活動中の事故に備えて保険をかける役割もありますので、部として活動を行う際は必ず行事申請を行うようにしましょう。なお、行事で学内の施設を使用する場合はいかなる場合でも行事申請が必要です。また、行事申請とその報告書は部の活動実績を証明するものでもあり、行事申請の数や報告書の未提出・提出遅れは部の評価に直結するもので、次年度の学友会予算にも影響を及ぼしますので、必ず提出しましょう。
行事申請の書式
行事申請は活動の種類や実施する曜日、学内・学外によって、申請に使用する書式等が異なります。ここでは各書式の内容について説明します。
申請書類はほとんどが修学相談室の課外活動欄にてダウンロードが可能です。(学内ネットワーク or リモートVPNで閲覧可)
課外活動（学内・学外）行事実施承認願 入力フォーム
課外活動（学内・学外）行事実施承認願(以下、行事実施願)の入力フォームは以下が全て同封されています。
- 行事実施願
- 行事実施報告書
- 施設使用願
- 貸切バス申請書
- 自家用車使用報告書
- 運行日程/経路日程表
入力フォームシート/報告書フォームシートへ入力すると全てのシートへ反映されます。
活動によって必要なシートが変わります。入力していくとシートの必要/不必要が表示されるので適宜削除してください。
行事実施報告書
・必ず報告書は4文以上にしてください。文末は「だ・である調」で入力し、「です・ます調」は使わないでください。
・最後に「事故や怪我はなかった」と記載してください。
・報告書はシートの変更はせず入力のみして提出してください。
※行事実施報告書は行事実施1週間後までに提出してください。
施設使用願
・部室以外の講義室等の場合は仮押さえが必要です。申請前に必ず仮押さえにいってください。
→各講義室利用は教務室へ
→LC展示室利用はLC1F受付へ
・提出後、印刷された施設利用願が11号館の正面階段3階のポストに返却されます。押印を各担当の場所へ貰いに行ってください。
→講義室利用は学生ステーションへ
→LC展示室利用はLC1Fの受付へ
担当の場所で押印を貰ったら施設部へ押印を貰いに行ってください。
※施設部へは行事実施1日前までに行ってください。
貸切バス申請書
・貸し切りバスを利用する場合はこの申請書以外に仮予約が必要です。
→別途貸切バス仮予約書+企画書またはサイトの日程 を修学相談室へ
※行事申請も共にすべて行事実施2週間前までに行ってください。
・参加人数によってバスの大きさを変更してください。
①大型バス 45人まで
②中型バス 28人まで
③小型バス 20人まで
旅行保険(参加者名簿)
旅行保険はすべての行事で必要な書式な書式です。活動時に部員に保険をかけるための書式です。
月例の部室での活動(通常活動)を除いて、学外で写真展を行う場合など活動が日をまたぐ場合には、その日ごとに1部必要です。
ただし、合宿など宿泊を伴う場合は、2泊3日の場合でも１部のみです。
企画書
企画書は部室以外で活動を行う場合以外には必ず必要な書類です。バスを利用する場合は修学相談室への提出も必要になります。
提出方法
提出はメールにて行います。
・行事実施入力フォームシート
・旅行保険(参加者名簿)
・企画書※必要に応じて
この三種をzipファイルに圧縮してメールに添付します。
※行事申請は行事実施1週間前まで(貸切バス利用は2週間前まで)に提出してください。
修正が指摘される場合があるので、早めに提出が吉です。
保管方法
トラブル防止のため書類は全てファイルサーバーに保管しています。
データは全てファイルサーバーに保存するようにしてください。
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