予算執行伝票の記入方法と手続き

まず学友会予算について

学友会予算は毎年度、各部活動団体に学友会から割り当てられる予算になります。写真部は例年20万円弱 学友会から予算を割り当てられています。この予算は、その年度の5月～12月の間にすべて使い切らなければなりません。(12月の締め切りまでに、申請が完了しなければならない)。なお、この予算が余った場合に次の年に繰り越しすることもできませんし、「予算を残す＝予算が多すぎる」と学友会に捉えられてしまいますから、予算を残してしまうと次の年度の予算が減額されます。学友会予算は“後払い制”です。年度はじめに予算額が現金でもらえる訳ではなく、まず建替えで物品を購入し、その都度、学友会に使った分の金額を申請し、予算額から返金してもらう形になります。この時、使った分の金額を学友会予算から返金してもらう申請するための書類が予算執行伝票になります。領収書記載の購入日から1カ月の間しか申請できませんので注意してください。(なんらかの事情で1カ月を過ぎる場合は、事前に学友会の会計担当者に報告すること。ある程度融通が効きます。)

予算執行伝票の手続きの流れ

領収書の注意点

領収書には一般的に店舗でもらえる領収書はもちろん、Amazon.co.jpやヨドバシ.comなどのネット通販の領収書や、代金引換配達の場合の領収書も使用できます。注意点としては、商品購入時に領収書の宛名は必ず「金沢工業大学写真部」でもらってください。領収書はいつ、どこで、何をいくつ、いくらで買ったのか証明できるものでなければなりません。ですので、但書きが「お品代」「商品代」はNGです。「テープ × 3」や「スプレーのり」など何を買ったのか分かるように記入してもらいましょう。万が一、店員に「お品代」などと領収書に書かれてしまった場合は学友会に提出する際に領収書に加えて別途、買ったモノと数量、金額などが分かる購入明細を添付しましょう。(Word、Excelなどの自作でも可。ネットの場合は注文履歴の画面をプリントしたものでも可)。また、予算執行伝票は領収書記載の購入日から1カ月の間しか申請できませんので注意しましょう。(なんらかの事情で1カ月を過ぎる場合は、事前に学友会の会計担当者に報告すること。ある程度融通が効きます。)

4枚まとめてはがす。提出までバラバラにしない。

予算執行伝票はブロックメモのように束になっています。用紙右上に記載がありますが、1番上の紙から「1(学友会控)」、「2(事務局控)」、「3(部会控)」、「4(クラブ控)」の4枚で1セットですので、使用する際は4枚まとめて剥がしとります。バックカーボン紙になっていますので、1枚ずつはがすのはNG。学友会に提出するまで4枚がつながったままにしてください。束からはがす際に一番上の紙が「1(学友会控)」になってない場合は、はがしとって1番上を「1(学友会控)」の状態にしてから、上から4枚まとめてはがしてください。

予算執行伝票の記入

以下の画像を参考に記入してください。記入後、押印は必ず「代表者(部長)」→「顧問」→「部会」の順にもらい、領収書とともに学友会に提出してください。提出時に領収書は学友会に回収され返却されませんので、事前にコピーをとっておくようにしましょう。記入はバックカーボンなので1度で済みますが、押印は1枚ずつ(4回)必要ですので、忘れないようにしてください。

後日、「4(クラブ控)」が返却されます

学友会に予算執行伝票を提出すると、後日 ポストに「4(クラブ控)」のみが下記のように記入され返却されます。返却されると部の口座に「執行金額」に記載の金額が学友会から振り込まれますので、確認するようにしてください。「4(クラブ控)」は順にファイリングしておきましょう。振り込みは、通常 予算執行伝票提出から1 ~ 2週間程度です。

Tips

ここでは立て替えで購入し、学友会予算から執行する場合の手順を解説しましたが、学友会予算は他にも様々な使い方ができます。例えば20万円のものを購入するとなった場合、金額的に個人で立て替えるのは難しいでしょう。この場合、学友会に仮払い申請を行うと、先に必要な金額を部の口座に振り込んでもってから、20万円の商品を購入することができます。他には例えば1万円のモノを購入した場合に￥3,300は部費で負担し、残りの￥6,700円を学友会予算から執行することもできます。(年末、最後はこの方法で学友会予算の残高を0にしてください。)　学友会予算の件で分からないことがあれば、ためらわず学友会の会計担当者に問い合わせに行きましょう、親切に教えてくれます。